Heute müssen nicht nur Projektmanager und Projektmanagerinnen ihre tägliche Arbeit effizient organisieren. Auch andere Bürokräfte – vom Online Marketing Manager bis zur Assistentin der Geschäftsführung – müssen ordentliche Workflows entwickeln, um ihre Arbeit zufriedenstellend erledigen zu können.
Dabei kann das Aufstellen von Workflows tricky werden – wenn man sie manuell und ohne Unterstützung durch Software und Tools durchführen muss. Durch die Pandemie hat allerdings auch die Arbeit im Homeoffice zugenommen, wovon alle Unternehmen mit Cloud-orientierten Produkten dauerhaft profitieren: Mittlerweile gibt es sehr viele gute Lösungen für Kollaboration und Workflows auf dem Markt. Da kann man leicht die Orientierung verlieren. Doch eines nach dem anderen.
Was ist ein Workflow-Management-Tool?
Workflow-Management-Tools ermöglichen es Benutzern, Arbeitsschritte zu automatisieren, definierte Regeln zu befolgen, den Fortschritt und ausstehende Aufgaben zu verfolgen, Dokumente zu verwalten und vieles mehr. Sie unterscheiden sich nur geringfügig von Projektmanagement-Software. Tatsächlich bieten viele PM-Tools auch Funktionen für das Workflow-Management.
Mittlerweile gibt es viele verschiedene Workflow-Management-Plattformen, goodflow hat sich die drei davon näher angeschaut.
Monday.com
Die Teams, die für die Organisation und Nachverfolgung von Teamaktivitäten nutzen, denen wird der Umstieg auf Monday.com sehr leicht fallen. Du hast hier die Möglichkeit, eine eigene Workflow-Oberfläche zu erstellen. Insgesamt ist monday.com so einfach zu bedienen und optisch ansprechend, sodass du in aller Regel keine Schulung benötigst, um direkt loszulegen. Mit ein paar Drag-and-Drops kannst du den Arbeitsablauf optimieren, Ziele anlegen erreichen und den zugleich den Fortschritt verfolgen.
Hier sind ein paar bemerkenswerte Funktionen, die du dir ansehen solltest:
- Drag-and-Drop-Anpassung
- Echtzeit-Updates und Feedback
- Mehrere Datenvisualisierungsmodi
- Gemeinsam nutzbare Daten
- Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben
- Über 40 Integrationen
- Schnelle Suchmaschine
- Tägliche Webinare
- 24/7 Kundenservice
- DSGVO- und HIPAA-konform
- Benutzerdefinierte Zugriffskontrolle
Preise: Monday.com kannst du kostenlos mit bis zu zwei Benutzern einsetzen, ab 8 € / Benutzer / Monat wird es dann interessant für Teams.
Atlassian Jira
Jira ist ein sehr beliebtes agiles Tool, das vor allem von Teams in der Softwareentwicklung verwendet wird. Mit Jira kannst du Sprints planen, User Stories erstellen und Aufgaben innerhalb deines Teams verteilen. Darüber hinaus kannst du den Arbeitsablauf des Teams für alle transparent priorisieren und gemeinsam besprechen. So sind alle Informationen und Metriken stets auf dem neuesten Stand. Natürlich können Projektmanager und Projektmanagerinnen die Informationen auch nutzen, um die Teamleistung in Echtzeit zu überwachen und zu verbessern. Jira kann auch den Arbeitsablauf verbessern, indem es in Tools und Plattformen integriert wird, die dein Team bereits verwendet, z.B. Trello, Microsoft und Slack. Mit der Roadmap-Funktion von Jira kannst du intelligentere Pläne für das Team und die Organisation erstellen.
Hier sind ein paar weitere Funktionen, die Atlassian Jira zu bieten hat:
- Aktualisiert Probleme automatisch
- Optimiert den Arbeitsablauf durch Automatisierung
- Anpassbare Scrum-Teamboards
- Agiles Reporting mit Velocity-Charts, Flussdiagrammen, Burndown-Charts etc.
- Flexible Kanban-Boards
- Rückstandsverwaltung
- Sprintplanung
Preise: Mit bis zu 10 Benutzern in deinem Team kannst du Jira völlig kostenlos einsetzen. Kostenpflichtige, umfassendere Paktete gehen ab 7,75 $ / Benutzer / Monat los.
Asana
Asana ist eine All-in-One-Arbeitsverwaltungssoftware, mit der du dich verbinden kannst, egal wo du dich befindest. Es ist ein gemeinsam genutzter Arbeitsbereich, in dem du die Arbeit aller deiner Teams finden kannst, einschließlich Projekte, Ziele, Dateien, Dokumente und mehr. Und mit über 50 Vorlagen hilft es bei der Feinabstimmung deines Workflows, um sicherzustellen, dass niemand einen Schritt im Projekt verpasst. Dies hilft auch, dein Team ausgerichtet zu halten und in die gleiche Richtung zu rudern. Darüber hinaus erhältst du schnell einen Überblick, ohne unbedingt ein Meeting ansetzen zu müssen: Asana bietet Echtzeit-Statusaktualisierungen, um potenzielle Engpässe zu verfolgen, gefährdete Projekte zu identifizieren und die laufenden Arbeiten insgesamt zu überwachen. Du kannst dieses Tool auch dazu verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren, damit du mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben hast. Von der Vereinfachung von Arbeitsanfragen bis zur Verfolgung des Projektfortschritts kann Asana so ziemlich alles. Du kannst auch verwalten, wer was sehen soll, damit niemand einfach versehentlich vertrauliche Daten ändern kann.
Ein paar wichtige Funktionen, die Asana zu bieten hat:
- Erweiterte Suchberichte
- Teilaufgabenzuweisungen
- Über 100 Integrationen für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
- Anpassbare Dashboards mit über 50 Vorlagen
- Timeline und Social-Media-Kalender
- Meilensteine markieren kritische Punkte
