Tim ist IT-Freelancer und bekommt regelmäßig Anfragen – aber: Termine abstimmen per E-Mail. Kunden, die unvorbereitet ins Gespräch gehen. Manchmal doppelt gebucht, oft genervt.
Kommt dir das bekannt vor?
Ausgangssituation: Terminchaos und viele manuelle Schritte
Als wir über seinen Prozess gesprochen haben, war schnell klar:
- Keine zentrale Terminübersicht
- Jede Anfrage bedeutete 3–4 E-Mails
- Keine Vorabinformationen vom Kunden
- Kein Follow-up, alles manuell
Tim hatte keine Zeit für diese Reibungsverluste – aber auch keinen Kopf, um sich selbst einen besseren Prozess zu bauen.
Die Lösung: Der Booking Flow
Ich habe ihm in wenigen Stunden einen automatisierten Booking Flow gebaut:
- Calendly-Setup: mit Auswahlfeldern, Zeitfenstern und Pufferzeiten
- Vorbereitungsfragen: über das Tool direkt integriert
- Bestätigungs- & Erinnerungs-Mails: automatisch
- Follow-up E-Mail: nach dem Gespräch
- Alle Termine: automatisch im Google Kalender + Übersicht in Airtable
Das Ergebnis
- Tim spart jede Woche etwa 5 Stunden.
- Seine Kunden kommen vorbereitet.
- Kein Hin-und-Her mehr. Keine doppelten Buchungen. Kein Stress.
Und das Beste: Der Prozess läuft einfach im Hintergrund. Keine Extra-Tools. Kein Stress.
Willst du auch so einen Flow?
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